第二、公文具有特定效力，用于处理公务；公文具有行政机关赋予的特定的效能和影响力 。第三、公文具有规范的结构和格式，各种类型的公文都有明确规定的格式，而不是像私人文件那样主要靠各种“约定俗成”的格式 。
公文区别于其它文章的主要特点是公文是具有法定效力与规范格式的文件 。公文，也称公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录，其区别于图书、情报、资料等事物的个性点主要有：①由法定作者制发；②具有法定的现实执行效用；③具有规范的体式；④履行法定的程序 。
作用 第一、领导和指导作用 。第二、行为和规范作用 。
第三、宣传和教育作用 。第四、联系和知照作用 。
第五、依据和凭证作用 。秘密等级 按秘密等级划分，公文可分为绝密公文（绝密件）、机密公文（机密件）、秘密公文（秘密件）、内部公文（内部件）、国内公文（国内件）、公开公文（公开件） 。
绝密件，指内容涉及最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害的公文 。机密件，指内容涉及重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文 。
秘密件，指内容涉及一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害的公文 。内部件，指内容不涉及国家秘密，但不宜对社会公开，只限在机关单位内部运转的公文 。
【发文机关怎么写】 国内件，指内容不涉及国家秘密，但不对国外公布只在国内公开发布的公文 。公开件，指内容不涉及国家秘密，可直接对国内外公开发布的公文 。
种类 2001年实行的《国家行政机关公文处理办法》对“公文”种类是这样规定的： 第九条 行政机关的公文种类主要有： （一）命令（令） 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员 。（二）决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 。
（三）公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 。（四）通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 。
（五）通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员 。（六）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况 。
（七）议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 。（八）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问 。
（九）请示 适用于向上级机关请求指示、批准 。（十）批复 适用于答复下级机关的请示事项 。
（十一）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 。（十二）函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项 。
（十三）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项 。国家行政机关公文格式 本标准根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》的有关规定对 GB/T 9704-1988进行修订 。
本标准相对GB/T 9704-1988作如下修订： （1）将原标准名称《国家机关公文格式》改为《国家行政机关公文格式》； （2）删去原标准中的引言部分； （3）删去原标准中与公文格式规定无关的一些叙述性解释； （4）对公文用纸的幅面尺寸作了较大调整，将国际标准A4型纸作为用纸纸型；删去国内16开型纸张的相应说明； （5）对公文用纸的页边尺寸作了较大的调整； （6）不设各标识域，而按公文眉首、主体和版记三部分各要素的顺序依次进行说明； （7）增加了公文用纸的主要技术指标； （8）增加了印刷和装订要求； （9）增加了每页正文行数和每行字数以及各种要素标识的字体和字号； （10）增加了主要公文式样 。本标准中所用公文用语与《国家行政机关公文处理办法》中的用语一致 。